Alur Kerja WhatsApp Inbox & Handoff

Halaman Inbox / Live Chat di alfiChat dirancang khusus untuk menyatukan kekuatan AI dengan tim sales manusia Anda. Di sini, Anda dapat memantau percakapan yang sedang ditangani AI secara real-time, melihat dokumen yang dikirim calon pembeli, serta mengambil alih obrolan secara instan kapan saja.

1. Memantau Chat Real-time

Setiap pesan WhatsApp yang dikirim oleh calon pembeli akan langsung masuk ke halaman Inbox alfiChat Anda tanpa penundaan. Anda akan melihat status indikator chat:

• Direspon oleh AI: Chat ditandai dengan ikon AI/Bot, menandakan bahwa asisten virtual Anda sedang menangani pembicaraan secara otomatis.
• Di-pause (Ditangani Manusia): Chat ditandai dengan status pause, menandakan AI telah dinonaktifkan sementara agar Anda atau tim sales dapat membalas chat secara manual.

2. Mengambil Alih Chat (Handoff) & Pause AI

Jika calon pembeli mengajukan pertanyaan sensitif, meminta negosiasi khusus, atau Anda ingin langsung melayani mereka secara pribadi, Anda dapat mematikan AI untuk chat tersebut dengan mudah:

1. Buka chat yang ingin diambil alih di halaman Inbox.
2. Di bagian atas layar percakapan, klik tombol Pause AI.
3. Status chat akan berubah, dan AI akan berhenti membalas pesan masuk dari nomor tersebut secara otomatis.
4. Anda dapat mulai mengetik balasan manual di kolom pesan.
5. Setelah urusan manual selesai dan Anda ingin AI kembali menangani pembeli tersebut, cukup klik tombol Resume AI.

3. Deteksi Frustrasi & Auto-Handoff Otomatis

Untuk menjaga kepercayaan calon pembeli, alfiChat memiliki sistem deteksi emosi otomatis (Frustration Radar).

Jika calon pembeli menunjukkan tanda-tanda frustrasi, kemarahan, atau secara eksplisit meminta berbicara dengan manusia (misalnya menggunakan kata-kata kasar atau keluhan berat):

• Sistem secara otomatis akan mem-pause AI pada nomor tersebut.
• AI akan berhenti memberikan jawaban otomatis agar situasi tidak bertambah panas.
• Sistem mengirimkan sebuah pesan empatik standar yang menginformasikan bahwa tim sales manusia akan segera menghubungi mereka.
• Notifikasi darurat akan langsung dikirimkan ke pemilik akun / admin agar chat tersebut segera ditangani secara manual.

4. Menerima File Media dan Lokasi dari Pembeli

alfiChat tidak hanya dapat membaca teks, tetapi juga mampu menerima dan mengatur berbagai file media yang dikirim oleh calon pembeli melalui WhatsApp:

• Foto & Gambar: Gambar yang dikirim calon pembeli akan ditampilkan langsung di linimasa chat Inbox Anda.
• Dokumen (PDF, Word, dll.): Jika pembeli mengirimkan bukti transfer, berkas KTP, atau dokumen lainnya, file tersebut akan disimpan dengan aman di sistem. Anda dapat melihat dan mengunduhnya langsung dari panel chat. AI tidak akan mencoba memproses dokumen ini, melainkan menyimpannya khusus untuk ditinjau oleh staf Anda.
• Berbagi Lokasi (Share Location): Jika calon pembeli membagikan lokasinya di WhatsApp, alfiChat akan mendeteksi titik koordinat tersebut dan menampilkan tautan peta lokasi pembeli pada panel informasi chat Anda.

5. Tombol Menu & Tautan URL

Saat berinteraksi dengan pembeli, AI alfiChat dapat menyajikan pilihan respon interaktif berupa:

• Menu Tombol Pilihan (List Menu): Jika AI menawarkan lebih dari 3 pilihan (maksimal 10 pilihan), pilihan tersebut otomatis muncul di WhatsApp calon pembeli sebagai menu daftar pilihan yang rapi dan mudah diklik.
• Tautan URL (Link Button): AI dapat melampirkan tombol link langsung menuju website resmi Anda atau brosur eksternal, sesuai dengan data valid yang telah Anda masukkan dalam basis pengetahuan (Knowledge Base).